How to get Maximum Productivity from your Agents; Communicating Performance Expectations & Practical Guidelines (Urdu Article)

 

اپنے ایجنٹس سے بہترین نتائج حاصل کریں

کارکردگی کی توقعات پر بات چیت اور عملی رہنمائی فراہم کرنے کا طریقہ

ایک مینیجر کیلئے اپنی ٹیم  کی ناقص کارکردگی کو  بہتری کی طرف لانا ، فیملی تکافل  انڈسٹری  میں ایک بڑا چیلنج  ہوتا ہے۔ مثلاً ، آپ نے اپنے نئے فیملی تکافل ایجنٹوں  کے ساتھ اہداف طے کر لیے ہیں، ٹیم کی ویژن کا جائزہ لیا ہے، اور رول پلے اور اسکرپٹنگ کے ذریعے تکافل پروڈکٹس کی تفصیلات سمجھائی ہیں۔ لیکن وہ گزشتہ دو ماہ سے اپنے ہدف کو پورا نہیں کر پا رہے، اور اب یہ آپ کی ذمہ داری ہے کہ ان کی  علم و عمل کی  کمی کو اس انداز میں واضح کریں جو انہیں مایوس کیے بغیر دوبارہ صحیح راستے پر لے آئے۔ یہیں پر کارکردگی کی توقعات اور باقاعدہ، عملی رہنمائی کا کردار  اہم  بن جاتا ہے — ایسی توقعات اور گفتگو جو محض سیلز نمبرز سے آگے بڑھتی ہیں۔

چونکہ میں زیادہ تر کراچی  ہیڈ آفس  اور ملحقہ برانچوں میں  ٹیموں سے ملتا ہوں۔ تو  کراچی  جیسے مصروف شہر میں، جہاں فیملی تکافل کے اکثر   برانچ  مینیجرز اور  ٹیم ممبرز  اپنی ذاتی پیداوار میں توازن  لانے ، توقعات طے کرنے اور بہتری کے لیے رہنمائی فراہم کرنے  اور ایجنٹوں کی انفرادی رہنمائی  کیلئے وقت  نکالنا Time Manage کرنا ا یک چیلنج  سمجھتے ہیں ،  وہیں  ان ٹیموں میں ہی وہ رول ماڈل  بھی ہوتے ہیں ، جن کا علم اورعمل  دوسروں کے اصلاح احوال  کے عمل کو آسان بنا سکتا ہے ۔   آئیے، ایسے ہی ایک رُول  ماڈل کی حکمت عملی کے اہم نکات   پر نظر ڈالتے ہیں:  

۱۔ گفتگو کو مثبت انداز دیں

کراچی کی ایک کامیاب فیملی تکافل  برانچ  کی سربراہ عائشہ، جو  تیس  رکنی ٹیم کی قیادت کرتی ہیں، کہتی ہیں: "میں کوشش کرتی ہوں کہ ایجنٹ سے بات کہنے سے  پہلے یہ دیکھوں کہ اگر اُن   کی  جگہ میں ہوتی تو  میں اپنے   سینئر کی جانب سے   مجھ  سے بات کرنے، میرا ذکر کرنے اور میری  عملی رہنمائی  کرنے کے کس انداز کو پسند کرتی؟ "

اپنی ٹیم کے  ایجنٹس پر اُن کی کوتاہیوں کی  تنقید  کرنے کی بجائے، عائشہ  بہتری اور کامیابی کے مواقع  بڑھانے پر بات کرتی ہیں۔ وہ کارکردگی کے بارے میں کسی بھی گفتگو کو مثبت نوٹ پر ختم کرنے کا خاص خیال رکھتی ہیں۔  "میں کچھ ایسا کہتی ہوں، 'اگر آپ اس صلاحیت اور علم پر عمل کر سکیں، تو آپ ایک طاقتور فورس بن جائیں گے۔ آئیں یہ کام کر دکھائیں۔"

کارکردگی میں بہتری  کے اہداف اور اُن  کی توقعات کیسے طے کریں، کب رائے دیں، غلط فہمیوں کو کیسے دور کریں اور کیا کہنے سے گریز کریں — یہ سب  ایک مینیجر کی کمیونیکیشن /ابلاغیات  میں مہارت کا تقاضا کرتے ہیں۔

واضح توقعات طے کریں

کارکردگی کے اہداف اور میٹرکس ، جو  کارکردگی کی تشخیص کے معیار پر مشتمل ہوں، کے   بارے میں ٹیم ممبرز کو  واضح معلومات فراہم کرنا بہت ضروری  ہوتا ہے، ۔  عائشہ کو ٹیم کی ویژن کے ساتھ کارکردگی کی توقعات پربات شروع کرنا پسند ہے ، تاکہ ٹیم ممبرز کامیابی کا راستہ تلاش کر سکیں۔  عائشہ کہتی ہیں: "ٹیم کو دکھائیں کہ آپ نہ صرف انہیں اعلیٰ معیار پرپرکھ رہے ہیں، بلکہ آپ اپنی  کارکردگی کو خود  بھی اُسی معیار پرپرکھتے  ہیں۔"   جب بھی مینیجرز اپنے اہداف  اپنی ٹیم ممبرز کے ساتھ شیئر کریں تو  وضاحت کریں کہ وہ یہ مقاصد کیوں طے کر رہے ہیں۔  یہ ضروری ہے کہ ٹیم ممبرز  یہ جانیں کہ دوسرے ٹیم  ممبر  کس چیز پر کام کر رہے ہیں۔ کارکردگی کی توقعات طے کرتے وقت، یقینی بنائیں کہ صرف پیداوار کے نمبروں سے آگے،ٹیم ممبران کی ذاتی ترقی اور کامیابی پر بھی  توجہ دی جائے.

 ہر سال، عائشہ پچھلے سال کی سرگرمیوں کی بنیاد پر ایک تفصیلی رپورٹ  اور نئے سال کی پلاننگ  تیار کرتی ہیں، جن میں   وہ ٹائم مینجمنٹ اور ٹیم کی ذاتی ترقی کے اہداف شامل کرتی ہیں۔ یہ یقینی بنانے کے لیے کہ جن تیس ایجنٹس کو وہ منیج کرتی ہیں وہ ان اہداف کی طرف بڑھ رہے ہیں، ہر دو ہفتوں میں ہر ٹیم ممبر کے ساتھ ایک گھنٹے کے لیے ون آن ون ملتی ہیں تاکہ ان کے اہداف حاصل کرنے کے طریقے پر بات کریں۔  "اہداف طے کرنا اور سال میں ایک بار ان کو دیکھنا کافی نہیں ہے،" انہوں نے کہا۔ "آپ کو ہمیشہ ان کے بارے میں بات کرنی ہوگی۔"

غلط فہمیوں کا  تدارک

واضح توقعات قائم کرنا ایجنٹس اور لیڈرز کے درمیان غلط فہمیوں کو روکنے میں بہت مددگار ہوتا  ہے، لیکن محض توقعات قائم کرنے سے اختلافی  امور ختم نہیں ہوا کرتے۔ ایک عام صورتحال ایجنٹس یا لیڈرز کی کامیابیوں سے  متعلق عدم اطمینان کا اظہار ہوتا ہے۔ عائشہ  کہتی ہیں: "توقعات کے بارے میں زیادہ غلط فہمی نہیں ہوتی۔" بلکہ ، بحث اکثر اس بات پر مرکوز ہوتی ہے کہ آیا ٹیم ممبرز اپنے نتائج سے خوش ہیں۔ جب ایجنٹس اپنے اہداف سے پیچھے  رہ جاتے ہیں، تو  عائشہ  انہیں ہدف  کے حصول   کا راستہ پیش کرتی ہیں تاکہ وہ سال کے لیے اپنا ہدف پورا کر سکیں۔ عائشہ کہتی ہیں: "یہ زیادہ آگے بڑھنے کے بارے میں ہے، کیا بہتر کیا جا سکتا ہے، انہیں کس چیز پر توجہ دینی چاہیے، انہیں کون سی اہم سرگرمیاں کرنی چاہئیں" ۔

  عائشہ کے زیر انتظام  ایجنٹس میں سے زیادہ تر اپنے سیلز اہداف  سے ذاتی وابستگی محسوس کرتے ہیں کیونکہ یہ وہ نمبر ہے جو انہوں نے سال کے آغاز میں خود طے کیا تھا۔ عائشہ کہتی ہیں:"اُن کے ہدف کا نمبر وہ  ہے جو وہ  حاصل کرنا چاہتے ہیں، کوئی ایسی چیز نہیں جو میں نے  اُن کے حلق میں اتاری ہو،  بلکہ  یہ  اُن کے ذاتی مقاصد  سے جڑا ہے جو وہ اپنے لیے، یا خاندان یا کیریئر کی خواہشات  سے وابستہ  کرتے ہیں۔"

جب ٹیم ممبرز اپنے نتائج سے مطمئن نہیں ہوتے، تو ان سے بات کرنا ضروری ہے کہ وہ کیوں کمزور  پڑ رہے ہیں،   عائشہ نے کہا۔ "اصول یہ ہے کہ میں ان کی مدد کر سکتی ہوں اگر وہ وہ سب  کریں جس  کی تربیت اور منصوبہ بندی   ہوئی ہے۔ اگر  کوئی عمل کیلئے تیار ہی  نہیں، تو میں اُس شخص پر  کم وقت،  توانائی  اور  رہنمائی  فراہم کروں گی۔"

عائشہ اپنی ٹیم کے ساتھ اسی بنیادی طریقہ کار کو ہر سال  اپناتی ہیں۔ توقع یہ ہے کہ ایجنٹس اپنے اہداف حاصل کریں گے۔ اگر وہ نہیں کرتے، تو عائشہ ان کے ساتھ مل کر بہتری  کے معاملات  پر تربیت کرتی ہیں۔ "ان کی کامیابی میں مدد کرنا میری ذمہ داری ہے، لیکن انہیں مجھے بتانا ہوگا کہ انہیں بھی  عمل اور مقاصد میں دلچسپی ہے۔"

رہنما اپنی ٹیم کو  رائے کب دیں؟

اگرچہ ۹۲  فیصد کارکن  کہتے ہیں کہ وہ ترجیح دیں گے کہ اپنے مینیجر سے سال میں ایک بار سے زیادہ رائے حاصل کریں، لیکن ہر ٹیم ممبر اپنی  کسی  غلطی کے فوراً بعد رائے  اور رہنمائی کی تعریف نہیں کرتا۔  فوری رائے دینے کا فیصلہ ٹیم ممبر کے مزاج ، تربیت  ، انداز کلام  اور  ثقافت پر منحصر ہے، عائشہ  نے کہا۔ "رائے کو اس طریقے سے شیئر کرنا ضروری ہے جس سے وہ شخص اسے بہترین طریقے سے قبول کرے،" انہوں نے کہا۔ اکثر کوچنگ اور رہنمائی ہفتہ وار ون آن ون میٹنگ کے دوران بہترین طریقے سے موصول ہوتی ہے۔

عائشہ  کہتی ہیں:" میرا تجربہ یہ ہے کہ آپ کو جاننا ہوگا کہ آپ کس سے بات کر رہے ہیں، کچھ ملازمین تجزیاتی ہوتے ہیں اور کچھ جذباتی، لہذا یہ ضروری ہے کہ رائے اس انداز میں دی جائے جو ان کے لیے زیادہ قابل فہم ہو۔"

  عائشہ کے پاس رائے دینے کا کوئی طے شدہ  شیڈول نہیں ہے، وہ صورتحال کے مطابق طریقہ کو ترجیح دیتی ہیں۔ "کبھی کبھی مجھے فوری رائے دینی پڑتی ہے، تاکہ سب کو صورتحال سمجھ آئے،" انہوں نے کہا۔ جب ایسا ہوتا ہے، تو وہ  ایسا  کچھ بھی کہنے  کا خیال رکھتی ہیں جسے ایجنٹ اپنی  ذات پر حملے کے   طور پر لے سکتا ہے، لہذا  ان کے ساتھ ہونے والی  صورتحال کا تجزیہ کرتے کرتے اُن کی اصلاح  کو ترجیح دیتی ہیں۔

سرعام منفی رائے دینے سے گریز کریں

ٹیم ممبرز کو منفی رائے دینے سے  گریز  کا ایک طریقہ یہ ہے کہ کچھ مثبت کہہ کر شروع کریں  ۔ عائشہ  ہمیشہ کسی ایسے کام کی   کامیابی کے  حوالے  سے  بات شروع کرتی ہیں جو ایجنٹ نے  کیا ہو۔ "میں وضاحت کرتی ہوں کہ جو میں کہنے والی ہوں وہ ان کی بھلائی کیلئے ہے، ان کے خلاف نہیں۔"   مینیجر کے لیے یہ واضح کرنا ضروری ہے کہ اس کا ارادہ کسی کو بہتر بنانے یا بہتر نتائج پیدا کرنے میں مدد کرنا ہے۔ عائشہ نے کہا، "انہیں بتائیں کہ یہ  بات  یا گفتگو  دراصل ان کی اپنی بھلائی کے لیے ہے، ان کو شرمندہ کرنے کے بارے میں نہیں"   ۔

اپنی رائے کو کارکن کی  سرگرمی پر مرکوز رکھیں، اُس  کی  شخصیت   پر نہیں۔  مثال کے طور پر، کبھی بھی کسی ایجنٹ کو  یہ نہ بتائیں کہ وہ اچھا کام نہیں کر رہا۔ بلکہ  وضاحت کریں کہ ان کی  موجودہ  سرگرمی اُن کے  نتیجے کو کیسے متاثر کر رہی ہے۔ مثال کے طور پر، "جب آپ نے کلائنٹ سے وہ کہا، یہ وجہ ہے کہ آپ کا کام نہیں ہوا ۔"

عائشہ بھی منفی رائے دیتے وقت سرگرمی پر توجہ دیتی ہیں، شخص پر نہیں۔ کلائنٹ میٹنگ کے بعد، وہ ایجنٹ سے سوالات پوچھتی ہیں جیسے، "آپ کو کیا لگتا ہے کہ وہ میٹنگ کیسی رہی؟" اور "آپ کو کیا لگتا ہے کہ آپ مختلف طریقے سے کیا کر سکتے تھے؟"  وہ وضاحت کرتی ہیں کہ جس طرح انہوں نے بات چیت کی یا برتاؤ کیا وہ ممکنہ حد تک مؤثر کیوں نہیں تھا، اور مستقبل میں کیا مختلف کرنے کے بارے میں تجاویز فراہم کرتی ہیں۔ یہ بھی ضروری ہے کہ ان کی رائے مانگی جائے کہ وہ کیا مختلف کر سکتے تھے اور پھر اس پر بات کریں ۔ ایک وقت میں بہت زیادہ رائے دے کر کسی ایجنٹ کو مغلوب نہ کرنا بھی دانشمندی ہے۔ عائشہ نے کہا "اپنے آپ سے پوچھیں، اس لمحے، سب سے اہم چیز کیا ہے جس سے اس شخص کاآگاہ ہونا ضروری ہے۔"

 اپنی غلطیوں  کو  دہرانے سے بچیں

کسی ایجنٹ کی کارکردگی کے بارے میں بات کرتے وقت انفرادیت  سے کام لینا ضروری ہے، عائشہ نے کہا۔ "عوامی انداز  میں  بیانات الجھن کا باعث بنتے ہیں، لیڈر مسائل کیلئے ون۔ٹو۔ون میٹنگ میں   general  کی  بجائے  Specific بات  پر  زور دیتا ہے۔ "   اصلاح کرتے ہوئے موازنے کرنا   عام طور پر غیر مفید ہوتا ہے۔ عائشہ کسی ایجنٹ کی کارکردگی کا اپنی ماضی کی کارکردگی سے موازنہ نہیں کرتیں یا اپنی پچھلی کامیابیوں کو مثال کے طور پر استعمال نہیں کرتیں۔ "میں کبھی نہیں کہتی، 'جب میں ٹاپ پرفارمر تھی، میں نے یہ کیا،' یا 'جب میں نمبر 1 ایجنٹ تھی، میں نے یہ کیا'،" انہوں نے کہا۔ "یہ مثبت نہیں ہے۔"

کسی ایجنٹ کے ساتھ ان کی کارکردگی کے بارے میں بات کرتے وقت، عائشہ یہ تجویز کرتی ہیں کہ فیصلے سنانے  سے پرہیز کریں جب تک کہ ایجنٹ کو اپنا نقطہ نظر شیئر کرنے کا موقع نہ مل چکا ہو۔ ٹیم کے رکن  اور ان کے کام کے بارے میں متجسس رہیں۔ آخر میں، ایک مینیجر جو سب سے بڑی غلطی کر سکتا ہے وہ  یہ ہے کہ  ٹیم ممبر کے لیے اُس کی رضامندی  کے بغیر  اہداف طے کرنا ۔اگر میں انہیں اپنی مرضی کا   بزنس کا  نمبر دیتی ہوں، جو اُن کی طرف سے نہیں آ رہا ا تو یہ مدد نہیں کرے گا۔" ٹیم ممبرز کے ساتھ کاروباری افراد کی طرح سلوک کریں، انہوں نے کہا۔ "وہ یہاں ہیں کیونکہ وہ اپنے اہداف حاصل کرنا چاہتے ہیں۔" آپ کا کام ان کی مدد کرنا ہے۔ اگر وہ  ہر دن، ہر ہفتے، مہینے  اور کوارٹر میں آپ کی  توقعات پر مبنی  نمبر نہ لانے  میں  نااہلی کے طعنے سنیں گے، تو  آپ کی ٹیم کی ریٹینشن  کا سوال ہی پیدا نہیں ہوتا، آپ کی برانچ میں سناٹا ہوگا۔'

 خلاصہ

کراچی میں فیملی تکافل ایجنسی چلانا چیلنجنگ ہو سکتا ہے، لیکن صحیح کمیونیکیشن، واضح توقعات، اور با معنی رہنمائی کے ساتھ، آپ اپنی ٹیم کو کامیابی کی طرف لے جا سکتے ہیں۔ یاد رکھیں کہ ہر ایجنٹ منفرد ہے اور انہیں ایک ایسے طریقے سے رہنمائی کی ضرورت ہے جو ان کی انفرادی شخصیت  کی  ضروریات کو پورا کرے۔  جب آپ اِن اصولوں پر عمل کرتے ہیں — مثبت فریمنگ، واضح توقعات، بروقت رائے، اور احترام کے ساتھ رہنمائی — آپ نہ صرف اپنے ایجنٹس کی کارکردگی کو بہتر بناتے ہیں بلکہ ایک مضبوط، زیادہ مصروف ٹیم بھی بناتے ہیں جو  آپ  کے علاقے  میں  کفیلوں  اور اُن کے خاندانوں کو شریعہ کے مطابق مالی تحفظ فراہم کرنے کے مشترکہ مشن پر کاربند ہوں۔